Esimiesviestintä poikkeus- ja muutostilanteissa

Videolla Eila Lokka puhuu esimiesviestinnästä poikkeus- ja muutostilanteissa. Videolla nostetaan esiin se, että esimiesviestinnän on ylipäätään oltava säännöllistä, tasapuolista ja monikanavaista. Viestinnän tulisi myös olla kuuntelevaa ja vuorovaikutusta edistävää. Lisäksi viestintä on Lokan mukaan ihmisten ja asioiden johtamista, jossa ihmisten johtaminen korostuu etenkin poikkeustilanteissa (Lokka 2020).

Esimiesviestinnässä sanallisen ja sanattoman viestinnän tulee olla synkronissa keskenään erityistilanteissa, kuten juurikin poikkeus- ja muutostilanteissa. Juurikin tunneäly korostuu tällaisissa tilanteissa ja se on johtajille ja esimiehille tärkeä ominaisuus (Lokka 2020). Samalla linjalla ovat myös Pekka Isotalus ja Hanna Rajalahti. Heidän mukaansa vuorovaikutusosaamisessa kyse on implisiittisestä tiedosta, joka ohjaa toimintaamme ilman että sitä tiedostaa (Isotalus & Rajalahti 2017, luku 1).

Ihmisten johtaminen on vuorovaikutusta ja esimiehen ja työntekijän suhde on yksilöllinen. Vuorovaikutustilanteissa esimiehen yksi tärkeimmistä tehtävistä sisältää työilmapiirin luotaamista ja muutoksiin reagoimista. Esimiehen on hyvä ymmärtää erilaisia vuorovaikutustyylejä ja niiden hyödyntämistä. Myös arvomaailma vaihtelee ihmisten välillä. Näistä syistä jokaisessa kohtaamisessa olisi hyvä muistaa se, että kaikki ovat yksilöitä ja mikä asia toimii yhdellä, ei välttämättä toisella toimikaan (Lokka 2020). Esimiehen tehtävä on osallistaa ja sitouttaa työntekijöitä yhteisiin päätöksiin.

Poikkeustilanteessa esimiehien vastuulla on johdon viestien muotoileminen oman yksikön tai tiimin tarpeisiin sopiviksi. Poikkeustilanteissa selkeät tavoitteet, välitavoitteet ja aikataulut ovat tärkeitä. Yhtä tärkeää on luoda keskustelu- ja kyselyfoorumit, jossa näistä tavoitteista ja aikatauluista voidaan viestiä yhdessä. Nopean palautteen merkitys korostuu muuttuneissa uusissa olosuhteissa (Lokka 2020).

Muutosviestintää tarvitaan ymmärryksen luomiseen muutoksen tarpeesta ja uusien toimintatapojen tai arvojen sisäistämiseen (Lokka 2020). Samoilla linjoilla on myös Katariina Ponteva teoksessaan "Onnistu muutoksessa". Muutos voi olla pieni tai suuri, mutta sillä on tyypillisesti karkeasti neljä vaihetta. Nämä ovat muutosta edeltävä, uhan kokemisen ja vastustuksen vaiheet ja lopulta hyväksyminen (Ponteva K. 2010, s. 25). Kuvan muodossa on esitetty muutoksen vaihe ja sen hallinnan keino.

Onnistu muutoksessa. Ponteva, K. 2010.

Itse olen kokenut työelämässä suhteellisen paljonkin muutosvastarintaa. Yksi kokemastani muutosvastarinnasta on liittynyt muun muassa järjestelmämuutoksiin, kun vanhan käyttöjärjestelmän on korvannut uusi. Muutos on mukaillut hyvinkin tarkasti edellä kuvassa esitettyjä muutoksen vaiheita. Hallinnan keinot ovat olleet omassa organisaatiossani myös hallinnan keinojen näkökulmasta hyvin samantapaisia. Koen, että äänekkäimmin muutoksia vastustavat sellaiset työntekijät, jotka ovat tottuneet tekemään asiat tietyllä tapaa, eivätkä ”suostu” opettelemaan joitakin työnkulkuja uudelleen. Lopulta nämä muutokset on kuitenkin aina hyväksytty. Esimiesviestintä on ollut mielestäni onnistunutta, ainakin omassa organisaatiossa näihin muutosvastarintatilanteisiin liittyen.







Lähteet:

Isotalus, P., Rajalahti, H. 2017. Vuorovaikutus johtajan työssä. Almatalent. Helsinki. E-kirja.

Ponteva, K. 2010. Onnistu muutoksessa. WSOYpro. Helsinki. E-kirja.

Lokka, E. 2020. "Esimiesviestintä poikkeus- ja muutostilanteissa" YouTube-video. Julkaisia Enerzia Koulutus ja Viestintä 3.4.2020. Viitattu 12.2.2023. https://www.youtube.com/watch?v=5mMky_vQIVA&t=4s